Tipps & Tricks

Eine der wichtigsten Anforderungen an ein agiles Team ist es, mit Veränderungen umgehen zu können. Und unter dem Einfluss der aktuellen globalen Pandemie sind wir alle von großen Veränderungen betroffen. Gleichzeitig ist das vielleicht die Chance für jedes Unternehmen einen gewaltigen Schritt in ihrer Entwicklung zu machen. Jetzt zeigen sich die Stärken von bevollmächtigten Teams, von iterativen Vorgehensweisen und Fokussierung auf den Kundennutzen.

_________________________________________________________________________________________________

Digitale Kommunikation

Die erste Maßnahme zur Arbeitsfähigkeit von verteilten Teams ist die Einrichtung stabiler Kommunikationsplattformen, sofern diese nicht vorher schon vorhanden waren. Viele Anbieter von Kommunikationslösungen haben in der COVID-19-Pandemie eine extreme Zunahme an Usern erfahren. Doch gerade im unternehmerischen Umfeld haben sich aus Gründen der Informationssicherheit und des Datenschutzes einige wenige Tools hervorgetan.

Microsoft Teams ist eine Kommunikations- und Kollaborations- Software, die Chats, Besprechungen, Notizen und Anhänge kombiniert. Der Dienst ist in die Office-365-Office-Suite mit Microsoft Office und Skype integriert. Auf der Plattform können Teams angelegt werden, zu denen Personen innerhalb oder außerhalb des Unternehmens eingeladen werden. Innerhalb eines Teams können Mitglieder Channels einrichten. Das sind Gesprächsthemen, die es Teammitgliedern ermöglichen, ohne die Verwendung von E-Mail zu kommunizieren. Meetings können geplant oder ad-hoc erstellt werden. Die Meetings können aufgezeichnet und später direkt auf Microsoft Streams weiteren Benutzern zur Verfügung gestellt werden.

Webex kommt aus dem Hause Cisco Systems und bietet verschiedene Produkte zur Online-Zusammenarbeit von Unternehmen und Kollegen an. Darunter fallen u.a. Videokonferenzlösungen und Bildschirmfreigabefunktionen. Für größere Unternehmen stehen zudem Remote-Support-Lösungen oder verschiedene große, virtuelle Meetingräume zur Verfügung, um international zusammenarbeiten zu können. Die einzelnen Produkte sind modular aufgebaut und können nach den eigenen Bedürfnissen angepasst und erweitert werden. Zudem sind die Produkte plattformunabhängig, wodurch auch mobile Endgeräte verwendet werden können. Das Tool wird seit Jahren als Standard für virtuelle Meetings angesehen.

Slack ist ein webbasierter Instant-Messaging-Dienst, mit dem Nachrichten ausgetauscht werden können und das Chatten in einer Gruppe möglich ist. Diskussionen werden in offene und geschlossene Channels gegliedert oder über private und Gruppennachrichten direkt zwischen Teammitgliedern (Workspace) geführt. Innerhalb der Channels können Threads genutzt werden, um unübersichtlichen Verzweigungen im Diskussionsverlauf abzuschwächen. Zudem können Beiträge mit Emojis gekennzeichnet werden. Die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten ist nur möglich, wenn man zusätzlich externe Diensten wie Dropbox, Google Drive oder GitHub verwendet.

Workplace ist eine von Facebook entwickelte Kollaborations- Plattform mit dem Mitarbeiter mit externen Teams, Partnern oder Lieferanten über sichere und private Gruppen, Chats und Videoanrufe zusammenarbeiten können. Mit den bekannten Facebook-Funktionen wie Profil, Chats, Newsfeed und den Gruppen ist das Tool einfach und intuitiv verständlich. Es ermöglicht Gruppenchats, Anrufe und Video Calls inklusive Screen- und Programm-Sharing. Über einen eigenständigen Work-Account mit eigener URL wird das berufliche und private Facebook voneinander getrennt.

Weitere Informationen zu agilem Arbeiten finden Sie unter  https://www.4craft.de

_________________________________________________________________________________________________

Digitale Boards

Bei digitalen Boards besteht immer die Herausforderung, das große Ganze stets im Blick zu haben und nicht nur das zu betrachten, was wie im Schein einer Taschenlampe zu sehen ist.

Trello ist ein auf Kanban basierender Aufgaben-Verwaltungs-Onlinedienst des Unternehmens Atlassian, den auch wir selbst nutzen. In den Boards lassen sich Aufgaben in Listen zu verwalten. Die Aufgaben können mit Checklisten, Anhängen und Terminen bearbeitet werden. Mit sogenannten Power-Ups lassen sich einige Apps, die das Team zum Beispiel bereits verwendet, direkt in den Workflow integrieren.

Jira kommt ebenfalls aus dem Hause Atlassian und ist ein bei unseren Teams ein beliebtes Tool. Die Webanwendung wird durch den Nutzer im Wesentlichen durch Tickets gefüllt. Ein Ticket besteht aus einer Projektzuordnung, einer Zusammenfassung, einem Typ, einer Priorität, einer oder mehreren Komponentenzuordnung und einem Inhalt. Einem Ticket können viele weitere Informationen über Anhänge oder Kommentare hinzugefügt werden. Die Tickets können auch den Status wechseln, beispielweise von Offen nach Done. Welche Statusübergänge möglich sind, wird über den anpassbaren Workflow definiert. Jira bietet eine große Anzahl von Konfigurationsmöglichkeiten: Für jeden Anwendungszweck kann ein eigener Tickettyp mit eigenem Workflow und manuellen oder automatischen Workflowübergängen entwickelt werden.

Microsoft Planner ist eine Planungsanwendung, die auf der Office-365-Office-Suite verfügbar ist. Das Tool ermöglicht die Planung von Aufgaben und die Bearbeitung kleiner Projekte ohne komplexen Planungsaufwand. Aufgaben können effizient zugewiesen und organisiert werden. Zudem können auch Fristen festgelegt und Dateien freigeben werden. Der große Vorteil liegt in der Integration in die Microsoft Office 365-Umgebung (einschließlich Schnittstellen zu Outlook, SharePoint und Teams).

Asana vereint ebenfalls Funktionen für Projektmanagement, Aufgabenverwaltung und Kommunikation auf einer Plattform. Das Tool verfügt nicht über erweiterte Features wie die Erstellung von Dokumentationen, sondern beschränkt sich auf die Zeitplanung von Aufgaben. Allerdings ist bei dieser Anwendung die Erstellung und Verfolgung von wiederkehrenden Tasks möglich. So entsteht bessere Kontrolle über die zu erledigenden Arbeiten.

Stackfield ist die deutsche Alternative zu den genannten Projektmanagement-Tools. Bei Teams und Unternehmen, die den Fokus auf Sicherheit und Datenschutz legen, erfreut sich dieses sicher verschlüsselte, datenschutzkonforme und in Deutschland gehostete Tool großer Beliebtheit.

Kanbanize ist eine Projektmanagement-Software, die wie aus dem Namen zu schließen ist über Kanban-Boards verfügt. Die Boards können in jeder Phase des Projekts einfach geändert werden. Mit der Software kann man leicht WIP-Limits, Swimlanes oder Nutzer festlegen. Ebenfalls können Zeitleisten verwenden werden, um Projekte besser zu planen, aufzuschlüsseln, auszuführen und zu verfolgen. Weitere Funktionen sind unter anderem flexible Kartenansichten, Filter, Kartenvorlagen, benutzerdefinierte Felder, Erinnerungen und Nachverfolgungen. Es ist möglich Karten zwischen verschiedenen Boards zu verknüpfen, um Abhängigkeiten und Verbindungen darzustellen.

Pipedrive ist eine CRM-Software, die sich auf die Unterstützung im Verkaufsprozess spezialisiert. Der Verkaufsfluss wird mit dem Tool visualisiert und sorgt so für Transparenz. Alle relevanten Informationen sind übersichtlich strukturiert und zusammenhängend organisiert. Bestehende Kundendaten lassen sich importieren, Mitarbeiter haben den Überblick über ihre Zielerreichung und das geschäftliche E-Mail-Postfach lässt sich integrieren.

Weitere Informationen zu agilem Arbeiten finden Sie auch in unserem Blog unter  https://www.4craft.de